Quels outils utilisez vous pour faciliter le respect des critères de la formation professionnelle (Datadock / Qualiopi)

Commissions Fédé CAE et groupes de travail Mutualisation et outils numériques
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Quels sont les outils utilisés pour la formation professionnelle ? En particulier pour respecter les règles Datadock (et la nouvelle réglementation en 2020) ? Avez vous des choses qui automatisent la création des documents administratifs ? Le suivi des participants ? L’inscription des personnes aux formations ?

Synthèse des solutions :

  • Opaga
  • Solstice a développé en interne une interface (interfacée avec Louty). (info à aller chercher)
  • Sapie a développe une solution en interne (info + détaillée à aller chercher)

(Cet en-tête est un wiki qui peut être édité par tous)

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Salut Simon.

Lors de la mise en place du Datadock il y a 3 ans déjà, on s’est contentés de mettre en place une formation conçue et dispensée en interne par l’ancien gérant pour les ES formateurs, et de tenir à disposition des modèles LibreOffice . Pas de réelle automatisation.
Depuis l’annonce de la nouvelle réforme (celle dont la mise en route vient d’être repoussée pour cause de COVID19), on a deux chantiers en cours:

  • le premier est une ébauche de réponse collective à la mise en place de la certification. Il consiste en un méta-outil à savoir la constitution d’un OF mutualisé entre plusieurs CAE (voire d’autres OF modestes et/ou associatifs) sous forme de SCIC afin d’amortir notamment le coût de la certification. Ce chantier a été initié par l’un de nos co-gérants et accessoirement (enfin pas tant que ça ) chargé du dev. coopératif, Thomas Rodeff.
  • le second, et je pense qu’il répond plus à ta question initiale, est le dev d’un plugin WP mené à l’initiative d’un de nos ESA, Dimitri, auteur d’ouvrages consacrés à différents logiciels libres, et qui doit effectivement automatiser toutes les tâches que tu évoques, et ne pas perdre trop de temps à la forte hausse des tâches de suivi. C’est totalement bêta et d’autres CAE de la région Centre IdF sont dans la boucle.

En amont de la réforme, on avait mis en place un site dédié sous WP qui permet de gérer les annonces et la réservation . https://formations.artefacts.coop/

Bien à toi,
OHY

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Superbe démarche l’OF mutualisé entre CAEs ! Cela pourrait nous inspirer aussi.

Pour la solution de Dimitri, oui, je la connais bien car il est venu nous l’installer et on l’utilise pour la gestion de tout ce qui est formation par l’OF. Visible sur https://formation.opteos.fr

Le site qui présente le projet est là : https://opaga.fr/
En effet, cela automatise une grande partie des tâches tout en laissant une trace de l’ensemble des documents.

Avec l’évolution du forum, nous devrions voir d’autres solutions émerger car pas mal de CAEs ont dû mettre en place des choses (à ce stade je n’en connais pas d’autres que celle de Dimitri, en tout cas sous licence libre)

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Pour info, la solution de Dimitri d’Artefacts est décrite ici : https://opaga.fr/ avec des vidéos qui présentent l’admin de la solution : https://opaga.fr/doc/.

Bien sûr comme c’est un wordpress, on met le design que l’on souhaite en terme de catalogue de formation.

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J’ai pu explorer un peu le plugin que vous utilisez ça à l’air simple et bien foutu. Je n’ai pas pu voir les docs administratif, mais je pense qu’ils sont lié à chaque formateurs/formation et ou administrateur ?

Pour info ma Scop a pris un abonnement (négocié via coopérer pour entreprendre) sur les outils de la suite Tree learning (https://www.tree-learning.fr/ ).

Ma scop a aussi réussi à faire financer la formation de prise en main par les dispositif liés au covid.

Donc j’apprends des choses sur tout ce qui se fait en formation à distance, fonctionnalités de création de modules des plateformes supports… je vous fais un petit retour qui peut vous intéresser. J’ai découvert à cette occasion la notion de LMS (learning management system : https://fr.wikipedia.org/wiki/Learning_management_system). Je voyais l’idée globale, mais ça m’a donné l’occasion d’approfondir ce que ça implique et l’état de lieux des outils.

dans la suite tree-learning:

  • l’outil crealearning sert à créer des « grains » pour composer des modules de formation exportables au format scorm (le standard interopérable pour les lms)

  • l’outil Agora infinity est le lms ou on importe ses modules pour créer des séquences et des sessions de formation.

Agora learning gère à la fois le catalogue de formation (équivalent à ce que votre plugin propose + espace apprenant avec option lms + formateurs

la gestion des apprenants : inscriptions, interactions, accès aux modules, relevé de temps (qui flique les apprenants et ne compte plus dès qu’il ouvre un autre onglet ou autre appli), et la gestion des docs administratifs: conventions, relevé de temps pour les OPCO dans le cas elearning, fiche à signer pour classe virtuelles ou présentielles, relevé de quizz/évaluation.
La partie lms formation à distance s’appuie sur Big blue button pour la visio et partage d’écran, des pad pour la prise de note en direct et un chat.

gestion du catalogue : programme de formation, dates, lieux des sessions ce que fait votre plugin a quelques différences de champs près.

Des plugin LMS Wordpress ?

donc votre plugin a l’air de faire pas mal de choses en logiciel libre, leur outil est peut etre plus ergonomique pour de débutants. Sinon la différence principale est la partie LMS en plus. Avez vous testé des plugin lms ?

J’ai commencé à explorer le sujet parce que nous envisageons de proposer des formations Métacartes en ligne. Je prefererai utiliser Wordpress avec votre plugin et un plugin LMS plutôt qu’une suite propriétaire.

Il y a en qq plugin lms robustes, mais plutôt payant pour des choses de qualité (ou alors gratuit pour la base et payant pour des plugin intégrant des infos supplémentaires (voir https://www.wpbeginner.com/plugins/best-wordpress-lms-plugins-compared/ )

Le plugin LearnDash (payant) à l’air plutôt bien noté.

D’un autre coté avec les collègues animacoop, notre plateforme d’apprentissage est basée sur yeswiki, mais ne dispose pas du tout des fonctionnalités gestion des apprenants comme votre plugin ni e gestion structurée de LMS (pour l’istant c’est plutot du bricolage), mais elle à d’autres fonctionnalités sympas (les modules très puissant de Bazar qui permettent de faire de la gestion de base de donnée simple et très puissante (création de formulaire de collecte et représentation de données sous de multiples formats : https://yeswiki.net/?DocumentationBazaR).

https://source.animacoop.net/?PagePrincipale

Enfin une autre initiative de mutualisation (pas exclusivement CAE ) portée notamment par Romain vigne de l’UDN, mais plutôt orientée sur la réflexion au niveau du partage de ressources pédagogiques:

https://pad.colibris-outilslibres.org/p/5_mai_tour_de_babel

Il me semble que nous avons des belles briques de communs à plusieurs niveaux, mais qu’il y a encore des « trous », des choses à relier, et qu’il faudrait une structure qui porte ça (je vois les failles, mais je n’ai pas la capacité d’aller bcp plus loin que ce retour).

Dans un monde idéal, ça serait un salarié au sein d’une structure comme Coopérer pour entreprendre ou d’une CAE car toutes les CAEs pourraient bénéficier de ça plutot que de payer des abonnement à des outils propriétaires…

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Merci Lilian du retour. Peut-être poser la question sur le LMS dans un autre sujet ? Il y a pas mal de choses autour de ça et de veille à partager, donc autant le traiter en deux canaux différents. .

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Nouveau site sur le logiciel libre de gestion de la formation pro développé par Dimitri :
https://opaga.fr/
https://opaga.fr/doc/

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Salut, Opaga est un de nos coopérateurs (Artefacts, région CVdL), et travaille sur cet outil depuis quelques années. On l’utilise à titre béta avec bientot une version totalement opérationelle.

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Bonjour,

j’ai découvert ce forum en suivant les statistiques de visites du https://opaga.fr.

Quelques précisions et mises à jour :

  • la doc indiquée par Simon l’an dernier (https://demo.formascop.artefacts.coop/aide/) n’est plus à jour, il faut se référer à celle-ci : https://opaga.fr/doc/.
  • il n’est pas prévu qu’OPAGA soit « bientôt totalement opérationnel », ça dépend du budget que j’aurais pour le développer, et pour l’instant, c’est pas folichon ; j’ai ajouté deux jauges de progression de budget sur https://opaga.fr qui donnent une idée de la part de bénévolat.
  • j’ai rédigé récemment une FAQ pour répondre à des questions fréquentes et clarifier certains points.
  • je suis dans une phase où je cherche du financement car je ne peux pas continuer bénévolement.

Bonne journée

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Petite question d’un de nos coopérateurs @dimitrirobert : Où poser et discuter des futures évolutions souhaitées d’OPAGA ?
Une piste pourrait être ce forum, dans une catégorie spécifique. Ou ailleurs selon ce qui t’arrangerait.

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Bonjour,
le plus logique serait sur le Framagit directement qui dispose d’une fonction tickets.

https://framagit.org/dimitrirobert/wp-organisme-de-formation/-/issues

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OB44 a développé Corymbe, un wordpress modifié pour un front end formation, il y a aussi une partie backoffice pour la collecte des documents et sortir un bpf

enDI dispose de fonctions pour collecter les documents liés aux obligations des filières métiers (formation, batiment, et tout ce qu’on peut inventer). il dispose aussi de fonction autour du bpf

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Mince, un autre wordpress qui fait de la gestion d’OF. Il y a des liens vers cette solution ou des contacts ?
Je crois qu’il va y avoir une paire de sujets dans le GT mutualisation/coopération quand le vois la diversité de solutions développées sans avoir pu se concerter en amont :-).
Et il y a une vraie difficulté pour les porteurs de certains des projets à stabiliser les solutions, faute de concentration des énergies, donc ça peut faire du bien si l’on arrive à mutualiser dans certains cas.

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le resultat : https://corymbe.coop/
le contact est l’ob44, simon careil. je n’ai pas les contacts dev

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Bonjour,
j’ai été récemment (mars ou avril, je ne sais plus) en contact avec Simon Careil à qui j’ai fait une démo d’OPAGA et qui n’a pas pu me montrer grand chose de Corymbe à cause de problème de sa connexion.

C’est vraiment dommage que je n’ai pas eu ce contact plus tôt, genre en septembre dernier, avant qu’Ouvre Boites 44 ne se lance dans ce développement, d’autant plus dommage que je sais qu’il y a des discussions entre OB44 et Artefacts…

De ce que je sais, Corymbe a été développé en quelques mois en s’appuyant massivement sur des plugins existants de WordPress, choix que j’avais écarté pour éviter une trop grande dépendance (j’en ai encore une que je veux supprimer à terme), j’ai vu trop de plugins bien foutus finalement abandonnés.

Je pense que Corymbe fait le boulot, mais je n’ai pas pu le tester. D’une part, Corymbe est certes distribué sous licence libre, mais n’est pas en libre accès. D’autre part, je manque de temps.
Je n’ai pas poursuivi les échanges par manque de temps également.

Outre la technique, le fait de proposer toutes les fonctions nécessaires je pense que la dimension pédagogique (dans le sens que le logiciel doit être facile à prendre en main, que les formateurs doivent comprendre ce qu’ils font) est primordial, surtout dans un contexte de CAE où chaque formateur a une grande responsabilité quant à ses contenus et ses pratiques. Et tout doit être fait pour soulager le travail des responsables de formation qui doivent de toute manière valider les process.

Dernièrement par exemple, j’ai revu la partie BPF et ajouté bon nombre d’alertes et d’aides pour identifier facilement les informations manquantes (je remercie au passage Coopaname qui croit au projet et me pousse dans mes retranchements).

J’ai également inséré une multitude de bulles d’aides pour expliquer chaque champ à remplir (pourquoi il faut le remplir), comment gérer une session, etc.

L’avantage du logiciel libre est de pouvoir mutualiser les énergies, mais parfois on manque de visibilité et de l’énergie est consommée en double ou pire. C’est ainsi, ce n’est pas parfait. Aussi je souscris volontiers à cette mutualisation ! Mais n’oublions pas la contrainte économique qui induit aussi un manque de disponibilité.

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Et pour information, fin juillet je quitte Artefacts qui abandonne la formation professionnelle (du moins ne va pas se faire certifier Qualiopi) pour rejoindre Coopaname. Avec un bref passage par la case Pôle emploi histoire de souffler un peu.

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Bonjour,
concernant Opaga ou OB44,
quid de la gestion du format « LHEO » (le xml pour la gestion de l’offre de formation et des sessions), indispensable pour intégrer sur le site de l’EDOF
je n’ai pas trouvé de trace de LHEO ou EDOF sur le framagit
Je vous remercie
Cordialement
Amaury

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Bonjour @Amaury_Van_Espen,
en effet, j’ai bien repéré le langage Lhéo et c’est dans mes projets de l’implémenter, même si je ne l’ai pas mentionné sur le framagit. Je pense qu’une interface Lhéo peut même servir au-delà de la plateforme Edof d’ailleurs, par exemple, pour publier des formations sur un autre site Web.

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Dimitri,
Je regarde OPAGA mais je suis bloqué sur un truc simple: je n’arrive pas à localisé le « tableau de bord » cité dans la doc. Par exemple:
Pour gérer votre profil de formateur, passez par le tableau de bord (accessible via le menu de droite) puis l’onglet Profil de formateur⋅trice.

Le menu de droite? Mais sur quelle page?

Pour info, je m’intéresse à OPAGA car je travaille avec un partenaire sur des formations techniques pour des multinationals dans le semi-conducteur. Des fois, nous avons besoin de Qualiopi et, de toute façon, utiliser le processus Qualiopi nous aide à être plus pro. Nous développons un LMS pour ce travail.
Je pense qu’il serait sympa de générer une version d’OPAGA simplifié, multi-langue, pour avoir un auditoire en dehors de nos frontiers - un marché beaucoup plus intéressant, je crois. Si vous voulez en discuter, je serait partant.

Bien cordialement,
Andy Betts

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Bonjour,

le lien « Tableau de bord » se trouve dans le menu de droite, qui apparaît une fois connecté.
Je remarque que les captures d’écran du menu semblent ne plus être dans la doc, je vais remédier à cela prochainement…

Quelle branche avez-vous installé ? Le menu a changé entre l’actuelle branche master et la branche dev, mais c’est seulement de la réorganisation.

Qu’entendez-vous par une version d’OPAGA simplifiée ? Je trouve qu’il manque encore des fonctions…
Une version multilingue est techniquement possible vu que tout texte passe par gettext, mais je n’en vois pas l’intérêt, Qualiopi est bien franco-français.

Vous comptez l’utiliser dans votre CAE ?

Bonne journée