La gestion des frais est compliquée dans les CAE du fait de la distance avec les entrepreneurs qui ne peuvent pas tous régulièrement passer au bureau. Et le traitement papier prend aussi beaucoup de temps à nos équipes.
Paru il y a environ un an au Journal Officiel, l'arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, autorise les organisations à conserver les justificatifs au seul format numérique
Des CAEs ont elle décidé de passer au numérique et de ne plus conserver les justificatifs papier ?
Pas mal de solutions se sont développées. En avez vous déjà testé une ou en recommandez vous une ?
Je suis bien intéressé par le sujet que tu soulèves. J'en ai parlé à notre expert-comptable, qui m'a expliqué qu'il est nécessaire d'avoir une solution de signature électronique, le simple scan ne suffisant pas. Es-tu d'accord avec cette position ? Si oui, connais-tu des solutions informatiques qui répondent à ce besoin ?
la dématérialisation des notes de frais s'appuie sur la notion de copie fiable, c'est-à-dire copie fidèle et chaine numérique de traitement et d'archivage à valeur probante.
la copie fiable se met en place avec des dispositifs de copie maintenant classique, si ce n'est que des processus organisationnels doivent encadrer la numérisation.
la chaine numérique à valeur probante s'appuie sur un système d'archivage électronique et un coffre-fort numérique. l'aspect signature fait partie de cette chaine.
enDI, la nouvelle version majeure des ERP de Coopérer pour Entreprendre (Winscop & Autonomie) dispose d'un partenariat avec un tiers de confiance pour la conformité à la loi de finance 2016 ("logiciel de caisse"). Nous aurons donc bientot une option d'archivage électronique pour tous les documents. La partie note de frais demandera un peu de travail complémentaire pour assurer une expérience utilisateur sympa et une garantie suffisante de la partie copie fiable. Nous ferons valider le dispositif par au moins un URSSAF.
Christophe, il y a pas mal d'entreprises qui proposent ce service (quelques liens dans l'article) mais je n'ai pas creusé ni d'avis.
On passera sans doute par un prestataire pour cela à cela à très court terme si il n'y plus de risque Ursaaf sur ce sujet, en attendant une implémentation sur Louty ou enDI (on utilise les deux solutions dans notre CAE, avec une très forte envie de voir converger ces deux importantes plateformes dédiées à nos CAEs :-))
J'avance dans la recherche sur ce sujet potentiellement hautement réducteur de temps et de gestion d'archives pour les entrepreneurs et les équipes support :-).
Une SCIC m'a conseillé Jenji qu'elle utilise et qui répond très bien à leurs cas d'usage
Coopaname utilise Expensya depuis un an après avoir beaucoup travaillé avec eux pour s'adapter à tous les cas d'usage de leur CAE.
Ces deux applications permettent de "jeter" les notes de frais, la copie numérique étant certifiée.
J'ai demandé à Louty que l'on utilise pour voir comment associer cela à notre comptabilité, il nous faudra refaire au moins une ligne par type d'achat (puisque c'est ça qui détermine le compte de charge comptabilisés). Donc ça rend compliqué l'utilisation pour l'instant. Une solution serait de faire l'intégration directement dans Sage (par contre la question de l'analytique dans les bilans va se poser) ou un système d'import à coder ou alors un partenariat entre Louty et un prestataire pour assurer l'automatisation.
Question afin de bien comprendre : il existe bien actuellement un processus qui permet àEnDI de ne pas avoir à ressaisir une ligne par type d'achat ?
Tout cela me parait hautement stratégique pour nos CAEs. D'un point de vue éco bien sûr mais surtout humain puisque des personnes vont pouvoir réaliser des tâches moins répétitives.
Stéphane, il est aujourd'hui possible de dupliquer une note de frais complète, de dupliquer une ligne de dépense vers la note en cours ou une autre et de mettre en favori des lignes de dépense pour un usage ultérieur (une sorte de catalogue de dépenses). Plus d'info sur les actions possibles https://doc.endi.coop/#Depense:tmSEY7Y2VYdOPyc2QpNAwj
Coopaname utilise en effet Expensya depuis plus de 2 ans (depuis mai 2017 dans mon cas). Cela fonctionne très bien et ça fait gagner beaucoup de temps et pour la Compta et pour les entrepreneur.e.s (en temps de traitement, tout en sachant qu'un bon temps de saisie nous a été "transféré"...). La mise en place auprès des entrepreneur.e.s s'est faite en plusieurs phases, pour un déploiement complet en janvier 2018. J'y ai contasté l'investissement nécessaire pour passer à la dématérialisation complète et ça nécessite peut-être une réflexion au niveau des réseaux pour accompagner les CAE.
Nous sommes également dans cette réflexion. Que ce soit avec Expensya ou Jenji, est en interaction avec enDI ? Ou uniquement avec la comptabilité ?
Les logiciels tiers sont à connecter directement avec la compta, et la compta déverse des infos dans le logiciel de gestion comme enDI pour alimenter les tableaux de gestion mis à la disposition des entrepreneur.e.s, si vous utilisez cette fonction. Si les entrepreneur.e.s veulent des détails sur leurs dépenses, ils sont disponibles dans le logiciel tiers. Le module note de frais du logiciel de gestion ne doit plus être utilisé.