Bonjour,
D’ordinaire les entrepreneurs (es) de la coopérative qui utilise un véhicule personnel pour leur activité sont remboursé via des note de frais liés aux Km parcouru.
Pour certains véhicules utilitaires utilisé sur chantier, ce dispositif n’est pas idéal car la justification de tous les Km n’est pas évidente.
Auriez vous des expériences de mise a disposition de véhicule perso pour l’activité avec du coup un remboursement au frais d’entretien réel.
Nous pratiquons ce procédé pour des engins de tp.
Merci
Olivier Pollen bâtiment
Interrogation sur la possibilité de mettre à disposition d'une activité un véhicule utilitaire perso
Dans notre CAE, les entrepreneurs ont la possibilité d’acheter un véhicule ou de racheter leur véhicule personnel via leur activité. Cela implique également que la CAE devient responsable des véhicules, doit prendre une assurance et impacter la charge à l’activité en question. Il doit avoir un suivi supplémentaire car les contrôles techniques doivent être suivis par exemple. Cela implique aussi une immobilisation en comptabilité et l’obligation pour l’entrepreneur de se racheter ce véhicule à sa sortie à la valeur marchande.
Bonjour
Même pratique chez nous que dans la CAE d’Alicia Dufour Legouémier.
L’ESA peut ainsi se faire rembourser tous les frais liés à l’entretien mais aussi aux déplacements. Par sécurité et surtout simplification, il peut passer tout ses frais de carburants sans vérification de l’utilisation pro ou perso mais en contrepartie nous faisons apparaitre su sa paie l’avantage en nature qui va bien, c’est à dire l’évaluation forfaitaire (plus d’info ici : Évaluation sur les dépenses réelles engagées ou évaluation au forfait - Urssaf.fr)
Ainsi pour en revenir à votre question ma réponse est non.
Non car il existe justement l’indemnité kilométrique pour pallier à l’utilisation personnelle de son véhicule dans le cadre d’une activité professionnelle. Cette indemnité kilométrique, si celle retenue dans la CAE est le barème kilométrique des impôts, comprend déjà dans chaque taux les frais d’entretien, l’usure, l’assurance et le carburant.
Non aussi car il est toujours possible de louer des véhicules à un loueur professionnel via la CAE (idem si utilisation pro et perso, penser à l’avantage en nature)
Alors oui on pourrait aussi imaginer un ESA qui créer à coté de la CAE sa propre société de location pour s’auto louer un véhicule.
- ce serait se donner beaucoup de mal pour pas grand chose
- l’indemnité kilométrique est bien plus intéressante car non soumise à impôt sur le revenu alors qu’un revenu de location dans une société tierce serait soumise à impôt (BNC/IS) suivant le type de société créée.
Pour justifier des kilomètres, il existe une bonne vielle méthode qui consiste à tenir un cahier qui reste dans le véhicule avec en colonne la date, lieu de départ et d’arrivée, kilométrage au compteur de départ, kilométrage au compteur d’arrivée. Ensuite la dernière colonne est le total de km parcouru qui peut être rempli bien plus tard.
Sinon la méthode google map et autres sites de calcul d’itinéraires peut être intéressante si on se souvient de nos déplacements au moment de le faire.
Il n’y pas de méthode magique. Le plus dur étant qu’il faut toujours pouvoir prouver à l’URSSAF ses indemnités kilométriques ou l’utilisation que pro d’un véhicule acheté/loué par la CAE (sinon avantage en nature).
Bon courage
David - RAF chez Artéfacts
Merci pour les retours, en situation « classique », nous sommes sur les mêmes pratiques soit véhicule perso et remboursement Km soit véhicule « activité ». Mon interrogation portait sur une situation ou la justification des Km n’était pas facile à faire et donc recherche d’éventuelles alternatives.
Bonjour,
Si l’utilisateur du véhicule est OK pour être géolocalisé il existe des appli qui suivent les kms et renvoient un décompte, selon les jours travaillés et les horaires elles sont gratuites ou payantes :
Basiquement, sur tout type de téléphone Google Maps peut être paramétré pour conserver l’historique de vos déplacements (activez l’historique des positions dans l’icone « enregistrés ») ou voir
FEEZ - EVERLANCE - TRIPLOG - MILIEIQ -IZIKA (liste non exhaustive).
J’en profite pour vous demander une confirmation : Un véhicule utilitaire est il éligible aux IK ? (sur une déduction en déclaration professionnelle (libéral ou artisan/commerçant) il faut avoir un véhicule de tourisme pour en bénéficier, est ce que cette exclusion est mise de côté en cas de remboursement à des « couvés » sous CAPE ?
Merci et bonne journée,
Anne pour Aledes couveuse en lancement
Bonjour,
En parallèle j’ai interrogé la fédé des scop du btp Voici la réponse:
Concernant la possibilité de prendre en charge au réel les frais relatifs à l’utilisation par l’entrepreneur salarié d’un véhicule utilitaire lui appartenant :
Comme évoqué ensemble de vive voix, habituellement, le salarié utilisant son véhicule personnel à des fins professionnelles est éligible au versement d’indemnités kilométriques prenant en compte le cout du carburant et de l’usure du véhicule. Ces allocations forfaitaires peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal des indemnités kilométriques. La preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel et du nombre de kilomètres parcourus incombe à l’employeur.
Dans la situation de votre entrepreneur, je comprends que la preuve des kilomètres parcourus est complexe et contraignante. Vous souhaiteriez envisager de mettre en place une prise en charge au réel des frais de carburant et de réparation du véhicule par l’activité de l’entrepreneur salarié par le biais d’une convention de mise à disposition de véhicule entre l’entrepreneur et la CAE.
Sur le principe , afin de sécuriser la démarche et limiter le risque de requalification des frais engagés sur le véhicule en avantage en nature, il conviendrait, selon nous, de remettre en complément de cette convention une note à l’entrepreneur relative à la mise à disposition d’un véhicule utilitaire à usage strictement professionnel. Cela implique que l’entrepreneur ne puisse pas utiliser le véhicule pour ses déplacements personnels à défaut il y a un risque de requalification par l’Urssaf en avantage en nature.
Quoiqu’il en soit, eu égard à la spécificité du CESA ainsi qu’à l’originalité de ce dispositif, nous ne pouvons vous garantir l’absence de risque de redressement Urssaf.
Sur la forme , nous ne disposons pas de modèle de convention de mise à disposition à titre gratuit d’un véhicule utilitaire par l’entrepreneur à la CAE. En tout état de cause, le modèle utilisé pour les engins TP pourrait être enrichi. Nous vous proposons d’en échanger, à son retour de congé, avec notre collègue, Jérémy Vidalenc, chargé des affaires juridiques et techniques en copie du présent mail.
Concernant la possibilité de verser des indemnités kilométriques aux entrepreneurs utilisant un véhicule utilitaire
Cette question n’est pas tranchée clairement dans les textes.
D’un point de vue du droit social, il existe un principe général qui prévoit que : « Lorsque le salarié engage des frais pour les besoins de son activité professionnelle, il a le droit d’être remboursé des frais qu’il a exposé qu’il s’agisse d’un véhicule utilitaire ou non. ». Il n’existe pas de dispositions spécifiques ou de restrictions particulières relatives au type de véhicule utilisé par le salarié. En tous cas le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale n’apporte aucune précision ou restriction sur ce point (§ 380). Il n’existe pas non plus de restriction particulière concernant le statut de l’entrepreneur salarié assimilé à un salarié et à qui l’arrêté de 2022 relatifs aux frais professionnels s’applique (article 4). A priori, l’ESA est donc éligible au versement d’Indemnités Kilométriques même s’il utilise un véhicule utilitaire dans les limites d’exonération habituelles.
D’un point de vue du droit fiscal, il n’existe pas a priori de distinction particulière entre les types de véhicules pour le barème classique d’indemnités kilométriques. Toutefois, il existe une impossibilité de bénéficier du barème forfaitaire carburant si le salarié renonce au bénéficie de la déduction des 10 %. Lorsqu’il opte pour les frais réels, il peut déduire certains frais liés à l’utilisation de son véhicule (frais restant à la charge du salarié après prise en charge employeur). Dans ce cadre, s’il utilise un véhicule utilitaire il ne pourra pas déduire le barème carburant qui est réservé aux véhicules à usage mixte (Bulletin administration fiscale. RSA - Base d'imposition des traitements, salaires et revenus assimilés - Charges déductibles du revenu brut - Dépenses professionnelles des salariés - Déduction des frais réels - Frais de déplacement et frais de repas | bofip.impots.gouv.fr).
En effet, il existe deux barèmes fiscaux, l’un habituel prenant en compte l’ensemble des couts relatifs à l’utilisation d’un véhicule (usure, essence …) et l’autre exclusivement lié au carburant.
Ainsi, l’ESA devrait pouvoir prétendre au remboursement des frais en utilisant son véhicule utilitaire personnel sur la base du barème des indemnités kilométriques dès lors que sa rémunération n’inclut pas les frais en question.
En cas de doute sur votre pratique, vous avez la possibilité de déposer un rescrit auprès de l’URSSAF.
Enfin à titre informatif, je vous rappelle que notre fédération négocie pour ses adhérents des tarifs privilégiés auprès de certains partenaires. Vous trouverez en complément de ces développements les offres de mutualisation présentant notamment celles concernant les cartes carburant (GO carte carburant), Peugeot (entretiens des véhicules) et Dekra (vérifications obligatoires véhicules). Ces informations sont également disponibles à partir de votre espace adhérent.
Vous en souhaitant bonne réception er restant à votre disposition pour toute question,
Bien cordialement,