A ce jour dans notre coopérative, les véhicules achetés par l'activité des entrepreneurs sont des véhicules de service uniquement.
Certains entrepreneurs souhaitant pouvoir les utiliser sans restriction, nous réfléchissons à la possibilité de les passer en véhicules de fonction.
Au vu de nos premières recherches, l'avantage en nature véhicule peut être évalué soit sur la base des dépenses réellement engagées soit sur la base d'un forfait. Dans les faits, le faire sur la base des dépenses réellement engagées me paraît compliqué, qu'en pensez-vous ?
Par ailleurs, y a-t-il d'après vous des points à vérifier, des vigilances à avoir, etc. ?
Je n'ai pas d'info à apporter sur le sujet mais je serai intéressé par les réponses.
Nous ne proposons ni véhicule de service, ni de fonction pour le moment car cela semblait trop compliqué. Pourtant nous avons des demandes de temps à autre.
De notre coté, nous avons une véhicule qu'un coopérateur s'est racheté. L'avantage c'est que le véhicule était reconnu comme un utilitaire sur la carte grise donc il y a un peu moins de démarche à effectuer.
Dans tous les cas, je vous suis dans votre raisonnement de la difficulté de suivre les dépenses réelles. Le vrai risque pour une CAE étant de devoir se justifier auprès de l'URSSAF.
Nous avons donc opté pour un avantage en nature au forfait avec paiement du carburant à titre perso. C'est de loin le plus sécurisant et le moins difficile à suivre.
Dans notre cas, le véhicule acheté avait - 5 ans et a couté 3000 €, nous avons donc un pourcentage de 12% de la valeur du véhicule en avantage en nature annuel soit 12% x 3000 €/ 12 mois = 30 € par mois d'avantage en nature.
Source de la méthode de calcul : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-avantages-en-nature/lavantage-en-nature-vehicule/levaluation-de-lavantage-pour-un.html#FilAriane
Suivre les frais de carburant entre utilisation pro et perso est imbuvable voir quasi impossible. De plus, cela permet au coopérateur de pouvoir utiliser son véhicule le weekend sans se poser de question et de ne pas devoir justifier qu'il ramène son utilitaire dans un parking/garage de la CAE (que nous n'avons pas en plus !).
Enfin, la différence entre véhicule utilitaire ou de tourisme ? la Taxe sur les Véhicule de Société : https://www.impots.gouv.fr/professionnel/questions/comment-declarer-et-payer-ma-taxe-sur-les-vehicules-de-societes-tvs
Sur un utilitaire, elle n'est pas due, sur un véhicule de tourisme, par contre, il faut passer à la caisse.
Je sors d’un contrôle URSSAF, et on a été redressé sur l’un de nos avantages en nature sur un VT pour un entrepreneur.
-La structure possède une voiture de service. Pour ce véhicule, On a dû justifier les déplacements KM mensuel sur ses 3 dernières années.On a pu le fournir, donc pas de soucis.
-Nous avons plusieurs véhicules utilitaires, emprunt et leasing. On a dû fournir carte grise et assurance. Pas de soucis là non plus
-On a un VT en leasing pour un ESA commerciale depuis 2 ans ½. On a pris le barème minimum à passer en avantage en nature.
On n’a pas pu fournir de relever KM mensuel de l’entrepreneur. Les justificatifs des frais perso/pro non pas été acceptés, car c’est les relevé KM qui font fois.
On a été retoqué sur cette méthode de calcul, pour une période de 1an et 1/2, pour un total de 1 914€.
Lorsqu’il a changé son véhicule l’année dernière, on a pris le barème le plus élevé et plus besoin de justif KM mensuel. L’entrepreneur passe tous ses frais sur son activité. Le contrôleur a validé se mode de calcul.
Les contrôleurs sont friands des avantages en nature, mon conseil serait de jouer la prudence plutôt que l’économie lorsqu’il y a un avantage en nature
- pour un véhicule de fonction, pour le plus de sécurité, il est préférable d'appliquer le barème le plus élevé, donc 12% du coût d'achat TTC si le véhicule a moins de 5 ans et 9% si plus de 5 ans. Et l'entrepreneur peut passer tous les frais liés au véhicule dans ses frais professionnels (entretien, réparation, carburant...)
- pour un véhicule de service, l'URSSAF indique que l'employeur doit notifier au salarié par écrit qu'il ne peut être utilisé qu'à des fins professionnelles (seule exception acceptable : les trajets domicile-travail lorsqu'ils constituent un prolongement des déplacements professionnels effectués à l'aide du véhicule (source : https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-avantages-en-nature/lavantage-en-nature-vehicule.html). Est-ce bien cela ? Est-ce que l'entrepreneur doit justifier les déplacements KM mensuels ? Nous utilisons Louty, les remboursements de frais kilométriques apparaissent sur les notes de frais mensuelles, est-ce suffisant ? Est-ce qu'il y a un contrôle de cohérence avec le compteur kilométrique du véhicule ?