Bonjour quelle est la position adoptez vous rapport aux frais des entrepreneurs qui travaillent de chez eux : travaux d’aménagement d’un local, internet, téléphone, loyer ?? Rembourse t-on un % ? etc… Si location d’un bureau dans un espace de coworking quelle règle applique-t-on également sur les frais ?
Merci a vous
Chez nous, pour un loyer et facture eau/EDF on fait on pro-rata de la surface globale (si la personne a une pièce de 10m2 pour travailler et que l'appartement fait 50m2, on prend 1/5ème de la surface) . Quand un entrepreneur est propriétaire, il peut se sous-louer une partie de sa maison/appartement: dans ce cas, on regarde le prix au m2 moyen de la ville en question (ex: http://www.meilleursagents.com/prix-immobilier/samoens-74340/: prix moyen 10,6€du m2 à Samoens, si la personne utilise 10m2 alors il peut passer 106€ dans ses frais) . Pour des travaux d'aménagement, cela peut passer dans les frais uniquement si cela entre dans le cadre de l'activité pro. Pour téléphone et internet, la totalité peut passer dans les frais si l'entrepreneur exerce souvent chez lui, on ne s'amuse pas à faire des pro-rata là-dessus, du moment que l'on reste dans la cohérence.
Chez Coop'Alpha et Coop&Bat nous prenons les frais qui seraient pris en charge dans le cadre d'un télétravail (à savoir des petits frais d'aménagement, du mobilier bureautique éventuel). Nous n'allons pas plus loin. le reste me semble risqué en cas de contrôle fiscal ou social. Comment déterminé justement la surface et son loyer ? Cela nécessiterait aussi d'ouvrir un établissement de la coopérative au domicile du salarié.
Pour Oxalis, nous traitons de 2 façons après signature d'une attestation de surface pour déterminer le % utilisé pour l'activité :
- pour les personnes en location,, on applique le % sur le loyer (une quittance de loyer demandée / an)
- pour les personnes propriétaires, on applique le % sur la base locative de la taxe d'habitation, ce qui donne le montant annuel
Les personnes sont informées qu'elles doivent déclarés les montants perçus en revenus foncier.
le même % est appliqué sur les charges d'eau, électricité, chauffage, la taxe foncière (mais ni l'assurance ni la taxe d'habitation pour les charges locatives.
si c'est dans un coworking, les factures sont passées en frais.
le téléphone n'est pas en lien avec le loyer. La personne peut passer 50% si elle le souhaite.
pour l'aménagement d'un bureau, il n'y a pas de prise en charge des travaux, mais éventuellement du mobilier de bureau.
Suite à un contrôle URSSAF nous avions posé la question à notre contrôleur et la réponse avait été clair : pas de prise en charge de loyer ou de propriété et téléphone à 50% sinon risque de redressement sur la partie supérieure.
Nous avons eu un contrôle URSSAF l'an dernier et nous n'avons pas eu de problème concernant le fait qu'une partie du loyer de certains de nos entrepreneurs qui exerçait chez eux entrait en frais. La solution d'Oxalis me parait être un bon compromis.
Ha ? Ben si ils sont pas d'accord entre eux...
Bonjour,
De notre côté, nous distinguons la participation aux frais et l'application de loyers :
Pour la participation aux frais, nous demandons un calcul précis sur la base des frais réels (électricité, eau, enlèvement des ordures etc... mais pas le loyer ni les taxes) au pro rata de la surface utilisée. Nous établissons une convention de mise à disposition d'espace qui doit être signée aussi par le propriétaire si l'entrepreneur est locataire.
Pour un loyer, nous demandons une quittance mensuelle à l'entrepreneur en tant que propriétaire et l'informons de l'obligation de déclaration aux impôts en revenus locatifs.
Enfin, nous demandons un justificatif d'assurance qui atteste la couverture d'une activité professionnelle à domicile.
Pour le téléphone et Internet, nous appliquons également 50%
Bonjour,
Nous nous basons sur un texte lié au télétravail sur le site de l'urssaf :
https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels/le-teletravail/les-frais-engages-par-le-salarie.html
il y a un lien sur la page avec les modalités de prise en compte du loyer, des frais d'équipements et de téléphonie notamment
Bonjour,
Nous sommes en pleine discussion bien conviviale avec l'URSSAF...nous pouvons relayer vos questions !! et nous vous donnerons le résultat de nos discussions.
En tout cas le 50% des frais téléphoneset internet est la règle.
Avez vous le cas de véhicule en crédit bail ...
Bonjour,
Ce qui serait valable pour l'URSSAF le serait-il également pour le Fisc ?
Suite à vos différents avis et questions, voici quelques éléments de synthèse produits avec l'appui du service juridique de la Confédération.
Comme en toutes circonstances, il faut s'appuyer sur les dispositions officielles existantes chaque fois que c'est possible. Les dispositions relatives à la déduction des frais professionnels des salariés de l'assiette des cotisations sociales relèvent de l'URSSAF. Il faut donc se référer aux informations mises en ligne sur leur site :
- tout d'abord le lien donné par Stephan plus haut,
- y figure un tableau d'évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail. Il peut être pris comme référence de base : frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ; frais liés à l’adaptation de ce local, et frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses,
- et enfin la lettre circulaire n° 2005-126 qui y est mentionnée.
Si on se réfère au télétravail, l’employeur est tenu de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, décrits dans le tableau mentionné. Il doit pouvoir justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées (justificatifs) pour qu'elles puissent être déductibles de l'assiette des cotisations. Lorsqu'elles ne peuvent pas être justifiées précisément (téléphone par exemple), le prorata de 50% est généralement admis, comme plusieurs d'entre vous l'ont mentionné.
Ces dispositions s'appliquent aux activités courantes, y compris les dépenses liées aux locaux, et ne nécessitent pas l'ouverture d'un établissement. Pour faciliter leur bonne application par les entrepreneurs, la CAE peut lister les dépenses concernées et les conditions de leur prise en charge. Enfin en toute logique, ce qui est valable pour l'URSSAF devrait aussi l'être pour les services fiscaux.
PS 1 : Attention, le cadre de travail de l'entrepreneur salarié ne peut être pleinement assimilé ni au télétravail, utilisant exclusivement les technologies de l'information et de la communication, et encore moins au travail à domicile, conçu principalement pour des tâches manuelles effectuées à domicile, et prévoyant par exemple la remise d'un bulletin spécifique lors de la remise des travaux à exécuter à domicile et lors de la livraison du travail achevé.
PS 2 : en conséquence, ces dispositions ne peuvent pas s'appliquer pour des locaux qui exigent des aménagements spécifiques ou des règles particulières d'utilisation, au-delà de ce qui caractérise un domicile (par exemple accueil de public, transformation de produits alimentaires, fabrication, etc…).
PS 3 : Les conditions de remboursement des frais d'utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles sont également précisées sur le site de l'URSSAF, y compris si l'entrepreneur a acquis son véhicule personnel en crédit-bail.
Bonjour Chantal,
1 - Pour le crédit bail quelque soit le support (voiture, ordi...) il est souhaitable que ce soit au nom de la CAE
sinon pour le véhicule il vaut mieux le passer en frais kilométriques.
2 - Concernant les loyers nous sommes sur la même base qu'Oxalis
3 - par ailleurs, comment gérez vous les frais kilométriques , notamment avec les contrats CAPE ?
A ce jour nous appliquons pour les CAPE et les CESA le barème kilométriques des impôts avec les 3 tranches kilométriques !
merci de vos réponses
cordidalement
Bonjour Nicolas,
Chez GRAP nous avons le cas de plusieurs transformateurs (boulanger, chocolatière) qui ont un local de transformation à leur domicile.
Quand je lis ton PS2 je comprend qu'il n'est pas possible de prendre en charge une partie du loyer dans ces cas.
PS 2 : en conséquence, ces dispositions ne peuvent pas s'appliquer pour des locaux qui exigent des aménagements spécifiques ou des règles particulières d'utilisation, au-delà de ce qui caractérise un domicile (par exemple accueil de public, transformation de produits alimentaires, fabrication, etc…).
Par contre je ne comprend pas le raisonnement qui t'as amené à cette conclusion. Pourrais-tu me le préciser un peu car je n'ai pas trouver l'information dans les documents que tu as joins.
Merci
Cordialement
Bonjour Camille,
La question posée ci-dessus et notre réponse ne concernent que le REMBOURSEMENT de simples NOTE DE FRAIS, sans que le domicile utilisé ne nécessite d'aménagements spécifiques. Nous proposons alors d'appliquer le régime retenu par l'URSSAF pour le télétravail. , auquel beaucoup d'activités d'entrepreneurs salariés ne peuvent pas être assimilées.
Mais les activités de transformation citées ne peuvent pas être assimilées à du télétravail : elles nécessitent obligatoirement un aménagement à caractère professionnel. Qu'il s'agisse par exemple du respect des règles sanitaires, de la sécurité incendie si le local est amené à recevoir du public, de la qualification des locaux d’habitation auprès de l’urbanisme (passage d’un local à usage d’habitation à un local commercial ou mixte), ou d'un bail commercial. L'usage et l'aménagement du domicile à des fins professionnelles nécessitent alors une analyse règlementaire au cas par cas : voilà pourquoi nous avons tenu à bien distinguer ces deux types de situations. Les charges professionnelles apparaissent ensuite plus clairement, et sont bien entendu des charges de l'activité économique exercée.
Sans pouvoir répondre aux différentes questions règlementaires, j'espère avoir au moins clarifié la différence entre une simple utilisation du domicile et la transformation d'une partie de celui-ci en vue d'un usage clairement professionnel.
Bonjour,
Je rouvre ce sujet sur la dernière interrogation liée au crédit-bail.
Nous sommes confrontés à cette question pour des entrepreneurs-salariés souhaitant renouveler leur véhicule par le biais d'un leasing.
A ce titre, nous avons consulté l'URSSAF sur différents points (charge locative totalement ou partiellement déductible, remboursement de frais km, entretien, carburant...).
Je ne manquerai pas de partager ici le retour de l'organisme.
Bonne fin de journée.
Nathalie
Je partage avec vous la réponse que nous faite notre Cabinet D'expert Comptable :
Deux catégories de frais de repas sont déductibles de votre résultatDans bien des cas, vous pourrez déduire vos frais de repas du résultat de la société. A condition, comme toujours en matière fiscale, qu’ils soient engagés dans l’intérêt de la société.
L’administration fiscale distingue le déjeuner d’affaires où vous invitez prospects, clients ou partenaires dans le cadre du développement de votre activité et les repas personnels du gérant.
Les conditions de déduction varient du tout au tout selon les cas de figure.
Les frais de déjeuners d’affaires, systématiquement déductibles
Dès qu’ils sont dûment justifiés, les frais de repas du gérant engagés lors d’une invitation au restaurant de prospects ou clients ouvrent toujours droit à déduction.
Vous devez systématiquement indiquer pour chaque note de restaurant :
- L’identité de vos invités,
- Les sociétés qu’ils représentent.
Les frais de restauration si vous déjeunez seul : déductibles sous conditions
La déduction des frais de repas du gérant est dans ce cas très encadrée.
Seuls les gérants d’EURL ou entrepreneurs individuels peuvent déduire leurs frais de repas personnel pris sur le lieu de travail de leur résultat. Et seulement si :
- Les frais de repas sont dûment justifiés (notes de restaurant, factures).
- Les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas à l’entrepreneur de rentrer déjeuner chez lui.
A noter, cette distance ne doit pas être « anormalement élevée » ou si c’est le cas, précisent les services des impôts, cela ne doit pas résulter d’un choix délibéré du contribuable. En cas de contrôle, chaque situation sera évaluée au cas par cas.
Frais de repas : les montants déductibles, en théorie
Les frais de repas et les déjeuners d’affaires sont déductibles de votre résultat. Mais leur déduction est limitée :
- Ils ne peuvent excéder 18,40 € (base 2017).
- La part correspondant au coût d’un repas pris au domicile ne peut être déduite. Son montant est évalué tous les ans (4,75 € pour 2017).
En conséquence, la part fiscalement déductible pour chaque repas est au maximum de 18,40 – 4,70 = 13,60 €
Concrètement :
Pour un repas de 14 €, la charge déductible ne pourra pas dépasser : 14 – 4,75 = 9,25 €
Pour un repas de 40 €, la charge déductible sera de : 18,40 – 4,70 = 13,70 €
Frais de repas, le plafond de déduction dans la pratique
Si la déduction des frais de repas du gérant est tout à fait autorisée, on s’aperçoit que la pratique est plus complexe. Sur le terrain, rares sont les entrepreneurs qui ont le temps de recalculer ces sommes.
L’Urssaf l’a bien compris, puisque les redressements imposés sur la base de ces calculs sont extrêmement rares."