Suite à la reprise de la direction du service compta en interne, je me pose des questions sur l'organisation "physique" du pôle. Comment faites-vous ? Avez-vous expérimenté plusieurs types d'organisations ?
Par exemple :
- quels documents imprimez-vous ? Factures d'achats, de vente, notes de frais, rien du tout ?
- quel moyen d'archivage avez-vous en compta ? classeurs, dossiers suspendus, autres ? avez-vous aussi deux exercices en permanence ouverts : le n-1 jusque juillet, le n+1 dès que le n-1 est archivé ?
Ce qui m'intéresse, c'est aussi si vous avez changé d'organisation, pourquoi et si la nouvelle formule vous plait mieux.
Nous avons tout en interne, compta et social, nous utilisons enDI.
Pour les frais, nous imprimons la première page de la note de dépense enDI et archivons en classeur par ordre alphabétique des entrepreneurs avec les justifs originaux
Pour les factures, nous archivons les PDF en dématérialisé.
Nous gardons n-1 jusqu'au passage du CAC, et ensuite nous le basculons dans le bureau des archives.
Nous avons cette organisation depuis plusieurs années, donc pas de changement récent.
Nous réalisons en interne la comptabilité et externalisons la paie.
Internaliser la comptabilité alors qu'il y a nécessité de faire de l'analytique à foisons est presque obligatoire car les experts comptables ne sont pas friand d'analytique et encore moins sur des comptes de bilan.
Pour l'impression, la réponse se trouve dans l'outil utilisé. Si vous avez une GED à valeur probante en amont de votre comptabilité, vous pouvez vous permettre de ne plus rien imprimer. La loi ne permet pas encore explicitement de remplacer le papier par le numérique mais c'est maintenant très bien accepté par les contrôleurs fiscaux et sociaux car tellement plus pratique et rapide pour eux.
Sinon, notre solution en l'absence de GED a été de classer les factures d'achats et subventions en dématérialisées, sur un cloud avec des sauvegardes (très important) et un classement par numéro de pièce sur le logiciel comptable qui se retrouve dans le nom du fichier. En cas de contrôle, si demande du papier il nous restera à imprimer les pièces demandées mais cela peut aller très vite (clic droit, imprimer et op). Le format des factures est en pdf.
On garde un classeur physique car certaines factures arrivent encore version papier mais cela reste maintenant à la marge. La aussi classement avec numéro de pièce
Si classement physique dans des classeurs, je garde toujours ouvert N-1 pendant 2 ans (donc N-1 puis N et début N+1 on ferme N-1). Notamment car on peut souvent avoir besoin de rechercher des éléments sur N-1 durant toute l'année N. Je n'archive donc pas dès le passage du CAC.
Pour la RH, même système que les factures d'achats. On essaie de favoriser le numérique mais si on reçoit du papier, on double par un dossier suspendu.
Le but étant à terme d'avoir une vrai GED mais en attendant, tout ce qui se trouve sur le cloud sera déjà ça de moins à scanner ou à retrouver le jour où il faudra l'incorporer dans une GED. On va dire que nous sommes en phase de transition papier => numérique avec un pont entre les 2.
Enfin, la comptabilité nécessite d'avoir les pièces sous les yeux. Pour l'avoir testé lors d'une précédente expérience, la GED fait tout. Si le document s'affiche rapidement à l'écran en un simple clic, que l'indexation se fait simplement et avec un double écran sur le PC (un pour le doc, un pour la compta/logiciel de paie par exemple) le papier perd totalement de son utilité.