Le sujet des indemnités kilométriques est un sujet délicat pour l’entreprise du fait qu’en fonction des rémunérations CAPE et des montants de l’indemnité, ces frais kilométriques peuvent-être identifiés comme du salaire déguisé. Pour éviter des problèmes potentiels comme un redressement fiscal, nous avons émit la règle que s’il n’y a pas de rémunération, il n’y a pas de remboursements. Pouvez-vous nous dire quelles sont les règles sur les indemnités kilométriques que vous avez vous dans votre CAE ?
Pour préciser un peu, voici la question qu’on se pose chez Astrolabe : est-ce qu’en cas de contrôle l’URSSAF peut considérer qu’un CAPE qui ne se verse pas de rémunération mais qui a des indemnités kilométriques s’est en fait versé un salaire ?
En demandant à droite et à gauche, on s’aperçoit que certaines CAE ne remboursent des frais kilométriques uniquement si l’entrepreneur se verse une rémunération. D’autres ne remboursent les notes de frais que s’il y a du CA (Contrôle Urssaf !? une expérience à partager? - #6 par RurBanCoop).
Chez Astrolabe nous appliquons aujourd’hui la politique suivante :
Chaque note de frais doit avoir les justificatifs appropriés
Les frais kilométriques des entrepreneurs ne sont pas vérifiés. Nous demandons : la carte grise, l’attestation d’assurance (pour usage pro) et la liste des déplacements, lieu, entreprise visité, nombre de kilomètres effectués.
Chaque mois, nous remboursons les notes de frais, si l’entrepreneur a la trésorerie, qu’il soit en CAPE ou en CESA.
On se demande si notre façon de gérer les notes de frais en général (et les frais kilométriques en particulier) est à risque.