Salut tous,
Dans votre CAE est-ce que vous avez dématérialisé vos notes de frais ?
Quel service utilisez-vous ?
Est-ce que vous savez quelles sont les obligations pour pouvoir le faire nous-même en mode open-source / self-host ?
Parce que là moi les notes de frais, à imprimer, signer et poster… je craque 
Bonjour Tim,
Chez Coopaname, nous utilisons expensia : https://www.expensya.com/fr
Ca fonctionne très bien mais ce n’est pas opensource.
Dominique
Odoo, dont le code source est open source et libre propose la gestion des notes de frais : https://www.odoo.com/fr_FR/page/expenses
Je ne l’ai toutefois pas essayé, étant chez Coopaname et donc utilisateur d’Expensya
Dans OPTEOS, on passe ce mois ci à Cleemy pour les frais. C’est pas idéal… Mais ça sera une solution intéressante temporairement. On le connecte directement à Louty via une application sur Weboob codée par une entrepreneur de la CAE (et libre). Plus d’infos sur ce choix.
Astrolabe (CAE) a démarré du code pour une application connectée à Endie : https://framagit.org/astrolabe/astronote
Le point clé de la dématérialisation des notes de frais, est la notion de copie fiable et fidèle suivant le législateur. ce qui implique
On peut ajouter ensuite, l’interpretation de l’image pour renseigner automatiquement les données (OCR pour faire simple). une bibliothèque OCR en open source ? tesseract, gdpicture ?
Salut,
on est en train d’externaliser notre paie avec un ESAT nommé Extalea, et dans le package il y aura un Vault permettant justement de stocker les fiches de paie mais egalement les NDF. On y est pas encore, parce que la priorité des priorités reste les paies (et qu’on tourne en effectif réduit), et provisoirement on a régressé en redemandant des copies papier alors qu’on acceptait les PDF et le papier depuis quelques temps.
Effectivement, nous allons travailler avec Extalea qui utilise SILAExpert comme logiciel de paie (on va dire le seul et l’unique qui fait tout bien à ce jour).
Et en sous marin, il y aura Newdeal, petite start’up récemment racheté par Silaexpert, qui permet entre autre, de gérer des documents des salariés et accueillir les bulletins de paies. Il y aurait aussi la possibilité d’y mettre des notes de frais mais l’outil n’apporte rien de plus qu’Endi et même moins.
Le véritable intérêt serait de pouvoir lié une GED avec valeur probante sur tous types de document pour compléter des ERP comme ENDI.
J’embête assez souvent Eric Heliot à ce sujet mais il est vrai que le temps et le pétrole nous manque pour avancer à tous pour faire un grand pas en avant.
De mon côté, chez Solstice, quelques entrepreneur·es expérimentent le consignage des notes de frais dans Louty. On estime que ça correspond à un niveau de signature « faible » (document pas modifiable, pas remplaçable, horodaté) qui ferait le travail avec l’Urssaf.
Bonjour
Avez-vous eu un retour de l’URSSAF sur ce point ?
Chez Coopaname on passe depuis 2017 par Expensya (au départ on a participé à l’amélioration de leur machine learning / UI je crois en échange d’un tarif préférentiel).
Personnellement l’ergonomie ne me semble pas top, mais au niveau efficacité des applications mobiles cela semble satisfaire les ES.
De nôtre côté on a automatisé la récupération des « enveloppes » et intégré la possibilité de demande de remboursement selon la trésorerie dans Odoo et dans le portail ES.
Avec notre volumétrie de frais (environ 22 500 dépenses en 2020 et 2021) et avec les catastrophes de sous-traitance Odoo, nous ne pouvions investiguer vers des solutions libres.
Je ne sais pas si on a déjà été contrôlé 
Je ne vois le sujet que maintenant.
Pour le moment Louty ne certifie pas les PDF. Ceci dit, lorsque l’original est un PDF le PDF est la pièce légale, il n’est donc absolument pas nécessaire de l’imprimer. Dans ce cas, Louty suffirait.
Ce sont les justificatifs papier qui pose problème chez nous, je ne connais pas la norme permettant de certifier que le fichier numérisé issu d’un scan est fidèle à l’original.
Pour préciser ce que disait @thom4, pour le moment nous demandons aux entrepreneur·es de conserver les originaux chez eux s’ils utilisent le module FICHIER des note de frais de LOUTY, et à nous les transmettre périodiquement.
Je viens de découvrir ce moteur pour faciliter la saisie de frais :
https://www.klippa.com/fr/blog/informations/meilleure-api-de-capture-de-recus-pour-les-developpeurs/
J’ai cru comprendre que c’était open source mais peut-être pas. J’arrive pas à savoir.
C’est utilisé dans Open Collective, plateforme open source qui facilite le suivi financier pour des collectifs ouverts et qui l’implémente pour aider à la reconnaissance de notes de frais : https://opencollective.com/opencollective/updates/submitting-receipts-just-got-simpler
Si vous avez des pistes à ce sujet, hésitez pas, pour peut-être donner des billes pour une application commune (entre les 5 plateformes de gestion de CAEs 
? ) de gestion de frais numérique en CAE ?
C’est une solution intéressante. Ils ne sont pas du tout open-source. Ils mentionnent dans leur texte d’intro que « nous vivons à l’ère de l’open source et des APIs » et de leur côté, je pense qu’ils utilisent largement l’open-source (linux, torch, etc) pour développer leur solution, mais qui n’est accessible que via leur API. C’est explicitement dit dans leurs conditions générales: " The Customer has no right to and no access to the source code of the Software.".